Minggu, 17 Juni 2012

KATALOGISASI BAHAN PUSTAKA


BAGIAN 1
PERPUSTAKAAN SEBAGAI SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI
 

       Perpustakaan sebagai pusat informasi berisi wadah-wadah informasi antara lain buku, bahan kartografi, manuskrip, musik, rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video, bahan-bahan grafis, berkas computer, bentuk micro, terbitan berkala dan lainnya dikoleksi oleh perpustakaan karena mengandung informasi dalam berbagai bidang ilmu pengetahuan teknologi dan kebudayaan. Koleksi perpustakaan diatur dengan cara  sistematis dan disediakan agar informasi itu dapat ditemukan dengan cepat, dan akurat pada saat dibutuhkan. Oleh karena itu di perpustakaan diperlukan adanya sistem temu kembali informasi.
       Menurut Lauren B. Doyle dalam bukunya “Information retrieval and processing” menggambarkan betapa eratnya hubungan antara proses pengaturan informasi dengan pencarian kembali informasi di perpustakaan, yang digambarkan dalam skema berikut ini :

                  INPUT                                                                         OUTPUT
Characterization & Organization                                      Matching and Delivery




 
Komponen-komponen system informasi terdiri atas :
  1. Printed data
  2. Index atau condensed representation
  3. File
  4. User

THE INFORMATION FRAME WORK

       Adapun proses yang berlangsung dalam system itu adalah Analysis dan retrieval.
Keempat komponen dan proses yang berlangsung dalam system informasi juga ada dalam perpustakaan, hanya berbeda dalam penggunaan istilahnya.
Printed data  adalah semua dokumen yang merupakan koleksi perpustakaan.
Analysis di perpustakaan mencakup kegiatan pengatalogan deskriptif dan pengatalogan subyek/ pengindeksan subyek.
Index atau condensed representation adalah sistem katalog atau katalog perpustakaan yang merupakan wakil ringkas koleksi perpustakaan.
File adalah susunan atau jajaran koleksi perpustakaan.
User adalah pemakai perpustakaan yang memerlukan informasi.
Retrieval adalah proses temu kembali dengan cara menelusur katalog atau susunan koleksi.
       Pada bagian masukan (input) pada system itu berlangsung proses pengindeksan yang mencatat ciri-ciri dokumen sehingga diperoleh wakil ringkasnya dan menyusun dokumen dalam jajaran, serta wakil ringkas dokumen dalam system katalog.
       Pada bagian luaran (output) berlangsung proses temu kembali lewat penelusuran untuk mencocokkan apa yang dikehendaki pengguna melalui katalog dan jajaran koleksi. Katalog dan susunan koleksi merupakan sarana temu kembali dokumen yang terdapat dalam koleksi perpustakaan.   
       Betatapun besar dan lengkapnya koleksi perpustakaan, tidak akan ada artinya jika dokumen yang relevan dengan suatu permintaan tidak diketahui tempatnya atau tidak dapat ditemukan kembali. Mengingat hal itu perpustakaan harus membangun sarana temu kembali yang terdiri dari jajaran koleksi dokumen dan system katalog.
       Pendekatan langsung ke jajaran koleksi dokumen memiliki beberapa kelemahan, jika digunakan sebagai sarana temu kembali, antara lain :
1)   Penelusuran hanya dapat dilakukan pendekatan tunggal.
Jika dokumen disusun menurut subyek, pencarian kembali tidak dapat dilakukan melalui pendekatan pengarang dan judul dokumen bersangkutan. Demikinan pula sebaliknya.
2)   Dokumen-dokumen yang tergolong dalam satu kelas kemungkinan tidak dapat ditempatkan dalam satu urutan karena bentuk fisik dokumen yang berukuran terlalu tebal atau tinggi, sehingga terjadi susunan terputus.
     Untuk mengatasi keterbatasan pendekatan langsung  ke jajaran koleksi dokumen, perpustakaan harus membangun suatu system katalog. Katalog sebagai sarana temu kembali dokumen memungkinkan untuk dilakukan pendekatan berganda terhadap koleksi perpustakaan, yaitu :
1)   Untuk mengetahui dokumen bila diketahui
a)    pengarangnya
b)   judulnya, atau
c)    subyeknya ;
2)   Menunjukkan karya apa saja yang ada di perpustakaan yang :
a)    merupakan karya pengarang tertentu
b)   mengenai subyek tertentu (dan yang berkait)
c)    dalam jenis atau bentuk  tertentu
3)   Membantu dalam pemilihan dokumen yang berkenaan dengan
a)    Edisinya
b)   Sifatnya (karya sastra atau bukan)


Charles Ammi Cutter (1876)


BAGIAN 2
PROSES PENGATALOGAN

 

       Efektifitas dan efisiensi proses temu balik informasi di perpustakaan tidak hanya ditentukan oleh kualitas deskripsi bibliorafi, standar-standar (kode pengatalogan dan bahasa indeks) yang digunakan, ketelitian pengatalog dalam menerapkan standar tersebut,  akan tetapi juga sangat dipengaruhi oleh berbagai hal antara lain :
1  Kebijakan dan keputusan-keputusan yang bersifat local, dan pengawasan terhadap semua jajaran (file) dan rekaman atau catatan (records) lain agar proses pengatalogan selalu ditunjang oleh data yang up to date.
2  Pengaturan tata kerja yang efisien untuk tiap tahap proses pengatalogan, termasuk pemilihan serta pengaturan berbagai bentuk kerjasama.
3  Pengawasan terhadap katalog agar katalog dapat berfungsi sebagai sarana temu  balik yang akurat dan efektif.
       Pengatalogan terdiri atas 2 jenis kegiatan ( deskripsi bibliografi dan pengindeksan subyek). Kedua kegiatan ini dibagi lagi atas beberapa kegiatan. Pengatalogan deskriptif mencatat semua ciri fisik dan bibliografi penting yang perlu untuk identifikasi dokumen. Sedangkan kegiatan lainnya berupa penentuan titik temu non subyek (pengarang, judul, seri dsb.) dan bentuk titik temu atau tajuk tersebut, serta pembuatan acuan-acuan dari bentuk yang tidak dipilih sebagai tajuk ke tajuk yang dipilih.
       Pendekatan melalui subyek biasanya tercapai melalui dua cara yang saling melengkapi yaitu  (1)  susunan di rak dan (2) istilah-istilah terpilih. Cara yang pertama hanya terlaksana apabila perpustakaan menyusun dokumen berdasarkan penempatan relative. Unsur pertama nomor panggil (Call Number) terdiri atas notasi yang diambil dari suatu bagan klasifikasi. Cara kedua ialah memilih istilah-istilah yang mewakili subyek dokumen dengan menggunakan suatu daftar tajuk subjek atau thesaurus. Acuan-acuan yang perlu dibuat yakni istilah-istilah yang mungkin digunakan oleh pemakai dalam penelusuran informasi  ke tajuk yang telah ditetapkan.
       Berbagai kebijakan, prosedur, jajaran (file), dan rekaman yang mempengaruhi proses pengatalogan, catalog dan efisiensi serta efektifitas catalog sebagai sarana temu kembali informasi adalah sebagai berikut :
1)      Daftar pengrakan (shelflist)
Daftar pengrakan adalah daftar dokumen yang ada di koleksi suatu perpustakaan disusun menurut lokasi dokumen di rak.
Fungsi daftar pengrakan antara lain : (a) Sebagai sarana yang amat penting untuk inventarisasi atau stock opname yaitu proses pengecekan secara terjadwal untuk mengetahui dokumen apa/mana yang benar-benar  ada dalam koleksi; (b)Sebagai alat bantu klasifikasi untuk perpustakaan yang meng- gunakan sistem katalog berabjad dengan penempatan relative; (c) Sebagai sarana pemantauan keseimangan koleksi menurut bidang subyek; (d) Sebagai pengendali nomor panggil yakni apakah dokumen baru sudah pernah diberikan pada dokumen lain agar tidak ada dua dokumen dengan nomor panggil yang identik; mengingat pentingnya fungsi daftar pengrakan maka harus ditempatkan di ruang yang aman, biasanya di ruang kerja para petugas perpustakaan.
2)      Daftar (jajaran) pengendali (Authority file)
Daftar kendali merupakan dokumen yaitu daftar nama orang atau badan yang ditetapkan sebagai tajuk di perpustakaan.  Suatu perpustakaan harus mempunyai daftar pengendali karena untuk menjaga keseragaman dan ketaatasasan dalam tajuk yang digunakan dalam katalog.  Fungsi daftar pengendali  adalah menyeragamkan dan mengendalikan tajuk-tajuk nama dan subyek, serta acuan-acuan yang digunakan di katalog perpustakaan. Dalam daftar pengendali nama (name authority file) dalam satu jajaran sisusun disusun tajuk pengarang, badan korporasi dan nama geografi yang dalam suatu katalog digunakan sebagai tajuk entri utama, entri tambahan, entri analitik maupun subyek. Nama pengarang dan bentuknya sebagai tajuk ditentukan dengan menggunakan peraturan AACR2.  Jika terdapat permasalahan karena pengarang meggunakan lebih dari satu nama, atau satu nama dengan berbagai vareasi maka pengatalog perlu menelusur lebih banyak informasi seperti Katalog Induk Nasional, daftar tajuk nama pengarang yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang, direktori atau kamus biografi yang dapat diandalkan. Sumber-sumber yang dijadikan dasar untuk memilih tajuk serta acuan-acuan yang dibuat dicatat pada cantuman pengendali. Dalam katalog kolokatif (katalog tak langsung) semua karya seorang pengarang, apapun nama yang terdapat dalam halaman judul dibuat dalam tajuk seragam sesua peraturan yang terdapat dalam daftar tajuk nama-nama pengarang yang berlaku sehingga akan terkumpul dalam satu tempat di katalog.  
Contoh daftar pengendali (dalam catalog kolokatif)
                        PANE, ARMIJN, 1908-1969
                                x Armijn Pane, 1908-1969
                                x Adinata (pseu), 1908-1969       
                           x Djiwa, A (pseu), 1908-1969
                           x Empe (pseu), 1908-1969
                           x Karnoto (pseu), 1908-1969
                           x Mada, A (pseu), 1908-1969
                           x Pandji  A. (pseu), 1908-1969
                           x Armiyn Pane, 1908-1969
        Sumber : Daftar Tajuk Kendali nasional Nama pengarang Indonesia, 2006.

Berbeda dengan perpustakaan yang menganut kebijakan  “no conflict” (katalog langsung), yakni yang dipakai sebagi tajuk menurut nama yang ditemukan pada karya yang bersangkutan, apabila dalam perpustakaan ada karya lain dari pengarang yang sama tetapi menggunakan nama lain, maka dibuat acuan silang (acuan lihat juga) dari satu nama ke nama lain.
Contoh :              PANE, ARMJN, 1908-1969
                              x     Armjn Pane, 1908-1969
                              xx   KARNOTO (PSEU), 1908-1969
                              xx   EMPE (PSEU), 1908-1969
               Daftar Tajuk Kendali Nasional Nama-nama Pengarang Indonesia, 2006.

Cantuman untuk daftar pengendali subjek dibuat berdasarkan daftar tajuk subjek umum seperti Sears List of Subject Heading, Library of Congress Subject Heading, Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan Indonesia atau daftar tajuk khusus (untuk bidang atau bentuk tertentu) sesuai kebutuhan perpustakaan.
               Contoh :
                        AKTA KELAHIRAN
                           x     Surat kelal lahir
                           xx   CATATAN SIPIL

              Daftar Tajuk Subyek untuk Perpustakaan

3)      Lembar kerja (worksheet)
Penggunaan lembar kerja dimaksudkan untuk memperlancar proses pengatalogan. Lembar kerja dibuat dalam bentuk daftar isian yang mencakup semua bidang dan unsur deskripsi bibliografi, tajuk subjek dan data lain yang perlu dicatat. Lembar kerja dapat pula berupa lembar isian yang muncul pada layar monitor komputer bila proses pengatalogan dilakukan dengan bantuan komputer.  Lembar kerja berfungsi selain untuk mempercepat proses pengatalogan, juga dapat mencegah adanya data terlewatkan karena kurang telitinya pengatalog.
4)      Pengatalogan analitik (analytical cataloguing)
Pengatalogan analitik yaitu pengatalogan bagian-bagian dokumen. Misalnya suatu majalah berisi enam artikel mengenai topic berbeda maka pengatalog membuat satu entri untuk tiap judul atau tiap topic  disamping entri komprehensif (entri untuk seluruh majalah). Katalog analitik berfungsi sebagai indeks yang memungkinkan akses pada satuan-satuan yang lebih kecil dari satuan yang lazim dikerjakan untuk katalog perpustakaan.  Suatu entri analitik dibuat apabila suatu dokumen terdapat bagian-bagian yang penting karena hasil karya pengarang penting, mencakup subyek yang banyak diminati, atau merupakan judul yang banyak dicari pengguna. Walaupun sangat bermanfaat, setiap perpustakaan harus mempertimbangkan baik-baik apakah pembuatan entri analitik benar-benar perlu dan dapat dipertanggung jawabkan. Apakah waktu, biaya dan tenaga yang diperlukan seimbang dengan manfaat yang diperoleh.   


5)      Pengatalogan terbatas (limited cataloguing)
          Tujuannya adalah untuk penghematan.
     Terdapat dua jenis pembatasan atau pengurangan
     a. Selective cataloging yaitu mengurangi atau membatasi jumlah entri yang dibuat untuk satu dokumen atau bahkan sama sekali tidak membuat entri tertentu.
     b. Simplified cataloging yaitu mengurangi atau menyederhanakan pengatalogan deskriftif.
Membuat catalog yang lengkap dan rinci bukan suatu yang mudah dan murah, sedangkan hasilnya belum tentu diperlukan dan dimanfaatkan oleh pengguna.
Kebijakan membatasi pengatalogan harus dipertimbangkan dengan melihat berbagai hal, misalnya :
a.        Jenis perpustakaan
b.       Pemakai dan kebutuhan mereka
c.        Staf perpustakaan : jumlah, kualifikasi, pengalaman, pembagian tugas.
d.       Sistem pelayanan
e.        Koleksi : karya fiksi, buku anak, pamphlet mungkin tidak perlu dibuat katalog.
f.        Sarana bibliografi lain
g.       Otomasi perpustakaan
h.       Kerjasama dengan perpustakaan lain  dalam pengatalogan.
Pembatasan atau penyederhanaan pengatalogan yang tidak dipertimbangkan dengan baik hanya akan menghasilkan penghematan semu, dan penurunan mutu pelayanan. Mungkin beban kerja pengkatalog berkurang, tetapi beban kerja petugas bagian referens atau bagian sirkulasi bertabah karena pengguna sulit mendapatkan dokumen yang dikehendaki yang akhirnya minta bantuan petugas. Demikian pula dalam pengadaan kemungkinan banyak terjadi duplikasi karena terlampau ringkas untuk lkeperluan verifikasi.
6)      Kerjasama dalam pengatalogan atau pengolahan
Kerjasama pengolahan menghasilkan banyak manfaat seperti : kelancaran dalam proses pengolahan, mencegah duplikasi kerja, memungkinkan penghematan, serta meningkatkan kualitas pengatalogan. Pengatalogan yang dilakukan sendiri secara keseluruhan (Original Cataloging) hanya akan dilakukan apabila untuk dokumen itu tidak diperoleh cantuman bibliografi yang telah siap pakai, lewat badan atau lembaga yang melakukan pengatalogan terpusat (centralized cataloging), jaringan kerja sama (network), atau suatu pusat layanan regional (bibliographic utility).
Original cataloging memakan banyak waktu dan harus dilakukan oleh tenaga professional, sehingga perpustakaan yang senantiasa mendapat tambahan koleksi dalam jumlah besar tidak akan dapat menyiapkan bahan pustakanya dengan cepat. Jalan keluarnya ialah melalui : centralized cataloging, copy cataloging atau distributed cataloging.
7)      Copy cataloging
Copy cataloging atau derived cataloging adalah pengatalogan yang dikerjakan dengan menjiplak cantuman bibliografi dari sarana bibliografi atau sumber lain yang dapat diandalkan kualitasnya. Perpustakaan yang masih menggunakan system manual dapat melakukan copy cataloging dengan memanfaatkan catalog induk nasional (National Union Catalog); yang menjadi masalah yakni harus menungu sampai  berapa lama katalog induk nasional itu terbit dan entri katalog untuk dokumen bersangkutan dimuat didalamnya. Pada tahun 1971 LC telah memprakarsai pencantuman data bibliografi pada halaman verso lewat program CIP (Catalog in-Publication). Sekarang program ini telah diikuti oleh banyak Negara termasuk Indonesia. Penerbit mengrim buram buku yang sudah siap cetak (Galley proofs) dan data lain ke perpustakaan yang telah ditunjuk misalnya : perpustakaan nasional, badan bibliografi besar atau perpustakaan besar. Setelah dilakukan deskrifsi bibliografi, ditentukan notasi kelas dan tajuk subyek dikirim kembali ke penerbit untuk dicetak di halaman verso.  Perpustakaan yang membeli buku baru, sekaligus mendapatkan data bibliografi yang dapat dikutip untuk pembuatan katalognya.
Perkembangan teknologi membuka jalan untuk metode copy cataloging baru yang lebih efisien. Format MARC (MAchine-Readable Cataloguing = pengatalogan yang terbacakan mesin) yang dikembangkan di Amerika Serikat pada akhir tahun 60-an memungkinkan pengolahan data bibliografi dengan bantuan komputer.  MARC kemudian menjadi standar internasional, yang dikembangkan lebih lanjut di berbagai negara di Erppa dan Asia. Indonesia mengembangkan format INDOMARC. MARC merupakan suatu format komunikasi yang memungkinkan pertukaran data bibliografi antar perpustakaan untuk berbagai tujuan. Dengan adanya MARC cantuman bibliografi LC (yang sekarang senuanya berformat MARC) dapat disebarluaskan dengan lebih cepat, misalnya lewat rekaman di CD ROM.
8)      Distributed cataloging
Bentuk kerjasama baru : distributed cataloging atau cooperative cataloging dapat mucul dengan hadirnya computer dan sarana telekomunikasi. Dalam bentuk kerjasama ini terdapat badan yang sekarang dikenal dengan bibliographic utility, atau pusat layanan regional; yang memiliki computer-komputer, dan bertindak sebagai pusat dimana tersimpan suatu pangkalan data bibliografi terpasang (Online Bibliographic Database : semacam catalog induk yang terdiri atas cantuman berformat MARC) yang dikembangkan dan dimanfaatkan secara bersama oleh semua  perpustakaan yang menjadi anggota jaringan kerjasama. Perpustakaan yang tergabung dalam jaringan kerjasama wajib mencantumkan cantuman baru dan berhak menggunakan cantuman yang sudah ada dalam pangkalan data bibliografi bersama. Setiap saat perpustakaan mendapat buku baru, ia menghubungi pusat jaringan melalui computer (hubungan online) untuk mengecek apakah dalam pangkalan data bersama telah ada cantuman bibliografi untuk buku tersebut. Bila sudah ada, ia dapat memesan cantuman tersebut. Pesanan dapat dalam bentuk kartu atau bentuk rekaman untuk di down load ke dalam pangkalan yang tersimpan dalam komputer perpustakaan. Jika belum ada cantuman dalam pangkalan data besama, pengatalog harus membuat cantuman untuk dokumen baru ke dalam pangkalan data bersama. Cantuman ini kemudian dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan lain yang baru belakangan mempunyai dokumen tersebut.
9)      Tata susunan entri catalog
Entri-entri katalog baik dalam katalog kartu atau bentuk microform harus disusun menurut suatu tata susunan tertentu yang diterapkan dengan akurat dan konsisten. Temu balik informasi dalam system yang maih manual sangat terpengaruh oleh tata susunan entri-entri.
Ada beberapa kode (filing code) yang mengatur tata susunan antar lain :
a.     Cutter Rules for a Dictionary Catalog
b.    ALA Filing Rules 1980
c.     British Standard (BS) 1749 : Recommendations for alphabetical arrangement and the filing order of numerals and symbols.
d.    The Filing Rules for Dictionary Catalogue of the Library of Congress (1956 ; 1971)
e.     Library of Congress Filing Rules 1980
f.      BLAISE Filing Rules (1980)
10)   Perawatan katalog
Perawatan katalog (catalog maintenance)termasuk asalah satu kegiatan yang harus dilakukan dengan rutin agar catalog tetap berfungsi sebagai sarana temu kembali informasi yang efisien dan efektif. Entri katalog baru dan entri yang direvisi harus disusun secepat mungkin, sesuai dengan kode tata susun yang berlaku di suatu perpustakaan. Jika suatu dokumen hilang atau dikeluarkan dari koleksi, semua entri yang mewakili dokumen tersebut harus dicabut. Apabila terdapat kesalahan harus segera diperbaiki.  Kartu catalog yang sobek, kotor atau lusuh harus segera diganti dengan yang baru. Setiap laci katalog harus diberi label yang jelas dan up to date. Jika isi laci berubah maka label segera disesuaikan. Kartu pemandu (guide card) harus cukup tersedia yang disisipkan diantara entri-entri katalog.
11)   Alur kerja dalam proses pengatalogan
Setelah dokumen –dokumen diberi tanda kepemilikan perpustakaan dan nomor induk (accessioning), dokumen harus dikelompokkan ke dalam berbagai kelompok agar proses pengatalogan berlangsung lebih lancar. Setiap perpustakaan harus menentukan pengelompokan yang paling praktis baginya. Biasanya setiap dokumen yang akan dikoleksi dilakukan verifikasi kedalam shelflist atau pangkalan data. Dokumen yang baru dipisahkan dari dokumen yang merupakan copy tambahan. Mungin perlu diadakan pengelompokan dokumen yang harus segera dikerjakan (kelompok ekspres) dan kelompok rutin. Perlu pengelompokan berdasarkan format yakni dokumen bentuk  tercetak dan tak tercetak.
Proses pengatalogan tidak perlu dilakukan oleh orang yang sama. Ada tugas yang harus dilakukan oleh tenaga professional, tenaga teknisi, dan tenaga klerikal karena tiap tugas diperlukan tingkat pendidikan, pengetahuan, pengalaman dan ketrampilan yang berbeda beda. Setelah proses accessioning, pengelompokan dilakukan oleh tenaga professional.
Kegiatan original cataloging sistem manual mencakup kegiatan sebagai berikut :
a.     Deskripsi bibliografi
b.    Pengindeksan subyek
c.     Menyiapkan dokumen
d.    Pengetikan
e.     Pemeriksaan master copy
f.      Penggandaan master copy dan penambahan tajuk entri tambahan
g.    Pengrakan dokumen
h.    Penjajaran kartu katalog.
12)   Pedoman kerja untuk bagian pengatalogan
Setiap bagian pengatalogan mutlak perlu adanya pedoman tertulis untuk mencegah ketidakseragaman, dan kesalahfahaman yang akan menghambat proses pengatalogan. Pedoman kerja akan sangat mempengaruhi kualitas produk pengatalogan. Pedoman ini berguna bagi seluruh staf, baik yang baru maupun lama. Staf lain seperti di bagian sirkulasi dan referensi juga memerlukan pedoman kerja ini karena dengan mengetahui kebijakan, peraturan dan kebiasaan yang berlaku dalam proses pengatalogan serta pertimbangan yang mendasari berbagai keputusan mereka akan lebih trampil menggunakan katalog untuk membantu pengguna dalam penelusuran.
Garis besar pedoman kerja
a.    Alur kerja
b.    Jumlah dan jenis katalog yang harus ada
c.    Kerjasama dengan perpustakaan lain
d.    Sistem katalog
e.    Pengatalogan deskriptif
f.