Minggu, 17 Juni 2012

KATALOGISASI BAHAN PUSTAKA


BAGIAN 1
PERPUSTAKAAN SEBAGAI SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI
 

       Perpustakaan sebagai pusat informasi berisi wadah-wadah informasi antara lain buku, bahan kartografi, manuskrip, musik, rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video, bahan-bahan grafis, berkas computer, bentuk micro, terbitan berkala dan lainnya dikoleksi oleh perpustakaan karena mengandung informasi dalam berbagai bidang ilmu pengetahuan teknologi dan kebudayaan. Koleksi perpustakaan diatur dengan cara  sistematis dan disediakan agar informasi itu dapat ditemukan dengan cepat, dan akurat pada saat dibutuhkan. Oleh karena itu di perpustakaan diperlukan adanya sistem temu kembali informasi.
       Menurut Lauren B. Doyle dalam bukunya “Information retrieval and processing” menggambarkan betapa eratnya hubungan antara proses pengaturan informasi dengan pencarian kembali informasi di perpustakaan, yang digambarkan dalam skema berikut ini :

                  INPUT                                                                         OUTPUT
Characterization & Organization                                      Matching and Delivery




 
Komponen-komponen system informasi terdiri atas :
  1. Printed data
  2. Index atau condensed representation
  3. File
  4. User

THE INFORMATION FRAME WORK

       Adapun proses yang berlangsung dalam system itu adalah Analysis dan retrieval.
Keempat komponen dan proses yang berlangsung dalam system informasi juga ada dalam perpustakaan, hanya berbeda dalam penggunaan istilahnya.
Printed data  adalah semua dokumen yang merupakan koleksi perpustakaan.
Analysis di perpustakaan mencakup kegiatan pengatalogan deskriptif dan pengatalogan subyek/ pengindeksan subyek.
Index atau condensed representation adalah sistem katalog atau katalog perpustakaan yang merupakan wakil ringkas koleksi perpustakaan.
File adalah susunan atau jajaran koleksi perpustakaan.
User adalah pemakai perpustakaan yang memerlukan informasi.
Retrieval adalah proses temu kembali dengan cara menelusur katalog atau susunan koleksi.
       Pada bagian masukan (input) pada system itu berlangsung proses pengindeksan yang mencatat ciri-ciri dokumen sehingga diperoleh wakil ringkasnya dan menyusun dokumen dalam jajaran, serta wakil ringkas dokumen dalam system katalog.
       Pada bagian luaran (output) berlangsung proses temu kembali lewat penelusuran untuk mencocokkan apa yang dikehendaki pengguna melalui katalog dan jajaran koleksi. Katalog dan susunan koleksi merupakan sarana temu kembali dokumen yang terdapat dalam koleksi perpustakaan.   
       Betatapun besar dan lengkapnya koleksi perpustakaan, tidak akan ada artinya jika dokumen yang relevan dengan suatu permintaan tidak diketahui tempatnya atau tidak dapat ditemukan kembali. Mengingat hal itu perpustakaan harus membangun sarana temu kembali yang terdiri dari jajaran koleksi dokumen dan system katalog.
       Pendekatan langsung ke jajaran koleksi dokumen memiliki beberapa kelemahan, jika digunakan sebagai sarana temu kembali, antara lain :
1)   Penelusuran hanya dapat dilakukan pendekatan tunggal.
Jika dokumen disusun menurut subyek, pencarian kembali tidak dapat dilakukan melalui pendekatan pengarang dan judul dokumen bersangkutan. Demikinan pula sebaliknya.
2)   Dokumen-dokumen yang tergolong dalam satu kelas kemungkinan tidak dapat ditempatkan dalam satu urutan karena bentuk fisik dokumen yang berukuran terlalu tebal atau tinggi, sehingga terjadi susunan terputus.
     Untuk mengatasi keterbatasan pendekatan langsung  ke jajaran koleksi dokumen, perpustakaan harus membangun suatu system katalog. Katalog sebagai sarana temu kembali dokumen memungkinkan untuk dilakukan pendekatan berganda terhadap koleksi perpustakaan, yaitu :
1)   Untuk mengetahui dokumen bila diketahui
a)    pengarangnya
b)   judulnya, atau
c)    subyeknya ;
2)   Menunjukkan karya apa saja yang ada di perpustakaan yang :
a)    merupakan karya pengarang tertentu
b)   mengenai subyek tertentu (dan yang berkait)
c)    dalam jenis atau bentuk  tertentu
3)   Membantu dalam pemilihan dokumen yang berkenaan dengan
a)    Edisinya
b)   Sifatnya (karya sastra atau bukan)


Charles Ammi Cutter (1876)


BAGIAN 2
PROSES PENGATALOGAN

 

       Efektifitas dan efisiensi proses temu balik informasi di perpustakaan tidak hanya ditentukan oleh kualitas deskripsi bibliorafi, standar-standar (kode pengatalogan dan bahasa indeks) yang digunakan, ketelitian pengatalog dalam menerapkan standar tersebut,  akan tetapi juga sangat dipengaruhi oleh berbagai hal antara lain :
1  Kebijakan dan keputusan-keputusan yang bersifat local, dan pengawasan terhadap semua jajaran (file) dan rekaman atau catatan (records) lain agar proses pengatalogan selalu ditunjang oleh data yang up to date.
2  Pengaturan tata kerja yang efisien untuk tiap tahap proses pengatalogan, termasuk pemilihan serta pengaturan berbagai bentuk kerjasama.
3  Pengawasan terhadap katalog agar katalog dapat berfungsi sebagai sarana temu  balik yang akurat dan efektif.
       Pengatalogan terdiri atas 2 jenis kegiatan ( deskripsi bibliografi dan pengindeksan subyek). Kedua kegiatan ini dibagi lagi atas beberapa kegiatan. Pengatalogan deskriptif mencatat semua ciri fisik dan bibliografi penting yang perlu untuk identifikasi dokumen. Sedangkan kegiatan lainnya berupa penentuan titik temu non subyek (pengarang, judul, seri dsb.) dan bentuk titik temu atau tajuk tersebut, serta pembuatan acuan-acuan dari bentuk yang tidak dipilih sebagai tajuk ke tajuk yang dipilih.
       Pendekatan melalui subyek biasanya tercapai melalui dua cara yang saling melengkapi yaitu  (1)  susunan di rak dan (2) istilah-istilah terpilih. Cara yang pertama hanya terlaksana apabila perpustakaan menyusun dokumen berdasarkan penempatan relative. Unsur pertama nomor panggil (Call Number) terdiri atas notasi yang diambil dari suatu bagan klasifikasi. Cara kedua ialah memilih istilah-istilah yang mewakili subyek dokumen dengan menggunakan suatu daftar tajuk subjek atau thesaurus. Acuan-acuan yang perlu dibuat yakni istilah-istilah yang mungkin digunakan oleh pemakai dalam penelusuran informasi  ke tajuk yang telah ditetapkan.
       Berbagai kebijakan, prosedur, jajaran (file), dan rekaman yang mempengaruhi proses pengatalogan, catalog dan efisiensi serta efektifitas catalog sebagai sarana temu kembali informasi adalah sebagai berikut :
1)      Daftar pengrakan (shelflist)
Daftar pengrakan adalah daftar dokumen yang ada di koleksi suatu perpustakaan disusun menurut lokasi dokumen di rak.
Fungsi daftar pengrakan antara lain : (a) Sebagai sarana yang amat penting untuk inventarisasi atau stock opname yaitu proses pengecekan secara terjadwal untuk mengetahui dokumen apa/mana yang benar-benar  ada dalam koleksi; (b)Sebagai alat bantu klasifikasi untuk perpustakaan yang meng- gunakan sistem katalog berabjad dengan penempatan relative; (c) Sebagai sarana pemantauan keseimangan koleksi menurut bidang subyek; (d) Sebagai pengendali nomor panggil yakni apakah dokumen baru sudah pernah diberikan pada dokumen lain agar tidak ada dua dokumen dengan nomor panggil yang identik; mengingat pentingnya fungsi daftar pengrakan maka harus ditempatkan di ruang yang aman, biasanya di ruang kerja para petugas perpustakaan.
2)      Daftar (jajaran) pengendali (Authority file)
Daftar kendali merupakan dokumen yaitu daftar nama orang atau badan yang ditetapkan sebagai tajuk di perpustakaan.  Suatu perpustakaan harus mempunyai daftar pengendali karena untuk menjaga keseragaman dan ketaatasasan dalam tajuk yang digunakan dalam katalog.  Fungsi daftar pengendali  adalah menyeragamkan dan mengendalikan tajuk-tajuk nama dan subyek, serta acuan-acuan yang digunakan di katalog perpustakaan. Dalam daftar pengendali nama (name authority file) dalam satu jajaran sisusun disusun tajuk pengarang, badan korporasi dan nama geografi yang dalam suatu katalog digunakan sebagai tajuk entri utama, entri tambahan, entri analitik maupun subyek. Nama pengarang dan bentuknya sebagai tajuk ditentukan dengan menggunakan peraturan AACR2.  Jika terdapat permasalahan karena pengarang meggunakan lebih dari satu nama, atau satu nama dengan berbagai vareasi maka pengatalog perlu menelusur lebih banyak informasi seperti Katalog Induk Nasional, daftar tajuk nama pengarang yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang, direktori atau kamus biografi yang dapat diandalkan. Sumber-sumber yang dijadikan dasar untuk memilih tajuk serta acuan-acuan yang dibuat dicatat pada cantuman pengendali. Dalam katalog kolokatif (katalog tak langsung) semua karya seorang pengarang, apapun nama yang terdapat dalam halaman judul dibuat dalam tajuk seragam sesua peraturan yang terdapat dalam daftar tajuk nama-nama pengarang yang berlaku sehingga akan terkumpul dalam satu tempat di katalog.  
Contoh daftar pengendali (dalam catalog kolokatif)
                        PANE, ARMIJN, 1908-1969
                                x Armijn Pane, 1908-1969
                                x Adinata (pseu), 1908-1969       
                           x Djiwa, A (pseu), 1908-1969
                           x Empe (pseu), 1908-1969
                           x Karnoto (pseu), 1908-1969
                           x Mada, A (pseu), 1908-1969
                           x Pandji  A. (pseu), 1908-1969
                           x Armiyn Pane, 1908-1969
        Sumber : Daftar Tajuk Kendali nasional Nama pengarang Indonesia, 2006.

Berbeda dengan perpustakaan yang menganut kebijakan  “no conflict” (katalog langsung), yakni yang dipakai sebagi tajuk menurut nama yang ditemukan pada karya yang bersangkutan, apabila dalam perpustakaan ada karya lain dari pengarang yang sama tetapi menggunakan nama lain, maka dibuat acuan silang (acuan lihat juga) dari satu nama ke nama lain.
Contoh :              PANE, ARMJN, 1908-1969
                              x     Armjn Pane, 1908-1969
                              xx   KARNOTO (PSEU), 1908-1969
                              xx   EMPE (PSEU), 1908-1969
               Daftar Tajuk Kendali Nasional Nama-nama Pengarang Indonesia, 2006.

Cantuman untuk daftar pengendali subjek dibuat berdasarkan daftar tajuk subjek umum seperti Sears List of Subject Heading, Library of Congress Subject Heading, Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan Indonesia atau daftar tajuk khusus (untuk bidang atau bentuk tertentu) sesuai kebutuhan perpustakaan.
               Contoh :
                        AKTA KELAHIRAN
                           x     Surat kelal lahir
                           xx   CATATAN SIPIL

              Daftar Tajuk Subyek untuk Perpustakaan

3)      Lembar kerja (worksheet)
Penggunaan lembar kerja dimaksudkan untuk memperlancar proses pengatalogan. Lembar kerja dibuat dalam bentuk daftar isian yang mencakup semua bidang dan unsur deskripsi bibliografi, tajuk subjek dan data lain yang perlu dicatat. Lembar kerja dapat pula berupa lembar isian yang muncul pada layar monitor komputer bila proses pengatalogan dilakukan dengan bantuan komputer.  Lembar kerja berfungsi selain untuk mempercepat proses pengatalogan, juga dapat mencegah adanya data terlewatkan karena kurang telitinya pengatalog.
4)      Pengatalogan analitik (analytical cataloguing)
Pengatalogan analitik yaitu pengatalogan bagian-bagian dokumen. Misalnya suatu majalah berisi enam artikel mengenai topic berbeda maka pengatalog membuat satu entri untuk tiap judul atau tiap topic  disamping entri komprehensif (entri untuk seluruh majalah). Katalog analitik berfungsi sebagai indeks yang memungkinkan akses pada satuan-satuan yang lebih kecil dari satuan yang lazim dikerjakan untuk katalog perpustakaan.  Suatu entri analitik dibuat apabila suatu dokumen terdapat bagian-bagian yang penting karena hasil karya pengarang penting, mencakup subyek yang banyak diminati, atau merupakan judul yang banyak dicari pengguna. Walaupun sangat bermanfaat, setiap perpustakaan harus mempertimbangkan baik-baik apakah pembuatan entri analitik benar-benar perlu dan dapat dipertanggung jawabkan. Apakah waktu, biaya dan tenaga yang diperlukan seimbang dengan manfaat yang diperoleh.   


5)      Pengatalogan terbatas (limited cataloguing)
          Tujuannya adalah untuk penghematan.
     Terdapat dua jenis pembatasan atau pengurangan
     a. Selective cataloging yaitu mengurangi atau membatasi jumlah entri yang dibuat untuk satu dokumen atau bahkan sama sekali tidak membuat entri tertentu.
     b. Simplified cataloging yaitu mengurangi atau menyederhanakan pengatalogan deskriftif.
Membuat catalog yang lengkap dan rinci bukan suatu yang mudah dan murah, sedangkan hasilnya belum tentu diperlukan dan dimanfaatkan oleh pengguna.
Kebijakan membatasi pengatalogan harus dipertimbangkan dengan melihat berbagai hal, misalnya :
a.        Jenis perpustakaan
b.       Pemakai dan kebutuhan mereka
c.        Staf perpustakaan : jumlah, kualifikasi, pengalaman, pembagian tugas.
d.       Sistem pelayanan
e.        Koleksi : karya fiksi, buku anak, pamphlet mungkin tidak perlu dibuat katalog.
f.        Sarana bibliografi lain
g.       Otomasi perpustakaan
h.       Kerjasama dengan perpustakaan lain  dalam pengatalogan.
Pembatasan atau penyederhanaan pengatalogan yang tidak dipertimbangkan dengan baik hanya akan menghasilkan penghematan semu, dan penurunan mutu pelayanan. Mungkin beban kerja pengkatalog berkurang, tetapi beban kerja petugas bagian referens atau bagian sirkulasi bertabah karena pengguna sulit mendapatkan dokumen yang dikehendaki yang akhirnya minta bantuan petugas. Demikian pula dalam pengadaan kemungkinan banyak terjadi duplikasi karena terlampau ringkas untuk lkeperluan verifikasi.
6)      Kerjasama dalam pengatalogan atau pengolahan
Kerjasama pengolahan menghasilkan banyak manfaat seperti : kelancaran dalam proses pengolahan, mencegah duplikasi kerja, memungkinkan penghematan, serta meningkatkan kualitas pengatalogan. Pengatalogan yang dilakukan sendiri secara keseluruhan (Original Cataloging) hanya akan dilakukan apabila untuk dokumen itu tidak diperoleh cantuman bibliografi yang telah siap pakai, lewat badan atau lembaga yang melakukan pengatalogan terpusat (centralized cataloging), jaringan kerja sama (network), atau suatu pusat layanan regional (bibliographic utility).
Original cataloging memakan banyak waktu dan harus dilakukan oleh tenaga professional, sehingga perpustakaan yang senantiasa mendapat tambahan koleksi dalam jumlah besar tidak akan dapat menyiapkan bahan pustakanya dengan cepat. Jalan keluarnya ialah melalui : centralized cataloging, copy cataloging atau distributed cataloging.
7)      Copy cataloging
Copy cataloging atau derived cataloging adalah pengatalogan yang dikerjakan dengan menjiplak cantuman bibliografi dari sarana bibliografi atau sumber lain yang dapat diandalkan kualitasnya. Perpustakaan yang masih menggunakan system manual dapat melakukan copy cataloging dengan memanfaatkan catalog induk nasional (National Union Catalog); yang menjadi masalah yakni harus menungu sampai  berapa lama katalog induk nasional itu terbit dan entri katalog untuk dokumen bersangkutan dimuat didalamnya. Pada tahun 1971 LC telah memprakarsai pencantuman data bibliografi pada halaman verso lewat program CIP (Catalog in-Publication). Sekarang program ini telah diikuti oleh banyak Negara termasuk Indonesia. Penerbit mengrim buram buku yang sudah siap cetak (Galley proofs) dan data lain ke perpustakaan yang telah ditunjuk misalnya : perpustakaan nasional, badan bibliografi besar atau perpustakaan besar. Setelah dilakukan deskrifsi bibliografi, ditentukan notasi kelas dan tajuk subyek dikirim kembali ke penerbit untuk dicetak di halaman verso.  Perpustakaan yang membeli buku baru, sekaligus mendapatkan data bibliografi yang dapat dikutip untuk pembuatan katalognya.
Perkembangan teknologi membuka jalan untuk metode copy cataloging baru yang lebih efisien. Format MARC (MAchine-Readable Cataloguing = pengatalogan yang terbacakan mesin) yang dikembangkan di Amerika Serikat pada akhir tahun 60-an memungkinkan pengolahan data bibliografi dengan bantuan komputer.  MARC kemudian menjadi standar internasional, yang dikembangkan lebih lanjut di berbagai negara di Erppa dan Asia. Indonesia mengembangkan format INDOMARC. MARC merupakan suatu format komunikasi yang memungkinkan pertukaran data bibliografi antar perpustakaan untuk berbagai tujuan. Dengan adanya MARC cantuman bibliografi LC (yang sekarang senuanya berformat MARC) dapat disebarluaskan dengan lebih cepat, misalnya lewat rekaman di CD ROM.
8)      Distributed cataloging
Bentuk kerjasama baru : distributed cataloging atau cooperative cataloging dapat mucul dengan hadirnya computer dan sarana telekomunikasi. Dalam bentuk kerjasama ini terdapat badan yang sekarang dikenal dengan bibliographic utility, atau pusat layanan regional; yang memiliki computer-komputer, dan bertindak sebagai pusat dimana tersimpan suatu pangkalan data bibliografi terpasang (Online Bibliographic Database : semacam catalog induk yang terdiri atas cantuman berformat MARC) yang dikembangkan dan dimanfaatkan secara bersama oleh semua  perpustakaan yang menjadi anggota jaringan kerjasama. Perpustakaan yang tergabung dalam jaringan kerjasama wajib mencantumkan cantuman baru dan berhak menggunakan cantuman yang sudah ada dalam pangkalan data bibliografi bersama. Setiap saat perpustakaan mendapat buku baru, ia menghubungi pusat jaringan melalui computer (hubungan online) untuk mengecek apakah dalam pangkalan data bersama telah ada cantuman bibliografi untuk buku tersebut. Bila sudah ada, ia dapat memesan cantuman tersebut. Pesanan dapat dalam bentuk kartu atau bentuk rekaman untuk di down load ke dalam pangkalan yang tersimpan dalam komputer perpustakaan. Jika belum ada cantuman dalam pangkalan data besama, pengatalog harus membuat cantuman untuk dokumen baru ke dalam pangkalan data bersama. Cantuman ini kemudian dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan lain yang baru belakangan mempunyai dokumen tersebut.
9)      Tata susunan entri catalog
Entri-entri katalog baik dalam katalog kartu atau bentuk microform harus disusun menurut suatu tata susunan tertentu yang diterapkan dengan akurat dan konsisten. Temu balik informasi dalam system yang maih manual sangat terpengaruh oleh tata susunan entri-entri.
Ada beberapa kode (filing code) yang mengatur tata susunan antar lain :
a.     Cutter Rules for a Dictionary Catalog
b.    ALA Filing Rules 1980
c.     British Standard (BS) 1749 : Recommendations for alphabetical arrangement and the filing order of numerals and symbols.
d.    The Filing Rules for Dictionary Catalogue of the Library of Congress (1956 ; 1971)
e.     Library of Congress Filing Rules 1980
f.      BLAISE Filing Rules (1980)
10)   Perawatan katalog
Perawatan katalog (catalog maintenance)termasuk asalah satu kegiatan yang harus dilakukan dengan rutin agar catalog tetap berfungsi sebagai sarana temu kembali informasi yang efisien dan efektif. Entri katalog baru dan entri yang direvisi harus disusun secepat mungkin, sesuai dengan kode tata susun yang berlaku di suatu perpustakaan. Jika suatu dokumen hilang atau dikeluarkan dari koleksi, semua entri yang mewakili dokumen tersebut harus dicabut. Apabila terdapat kesalahan harus segera diperbaiki.  Kartu catalog yang sobek, kotor atau lusuh harus segera diganti dengan yang baru. Setiap laci katalog harus diberi label yang jelas dan up to date. Jika isi laci berubah maka label segera disesuaikan. Kartu pemandu (guide card) harus cukup tersedia yang disisipkan diantara entri-entri katalog.
11)   Alur kerja dalam proses pengatalogan
Setelah dokumen –dokumen diberi tanda kepemilikan perpustakaan dan nomor induk (accessioning), dokumen harus dikelompokkan ke dalam berbagai kelompok agar proses pengatalogan berlangsung lebih lancar. Setiap perpustakaan harus menentukan pengelompokan yang paling praktis baginya. Biasanya setiap dokumen yang akan dikoleksi dilakukan verifikasi kedalam shelflist atau pangkalan data. Dokumen yang baru dipisahkan dari dokumen yang merupakan copy tambahan. Mungin perlu diadakan pengelompokan dokumen yang harus segera dikerjakan (kelompok ekspres) dan kelompok rutin. Perlu pengelompokan berdasarkan format yakni dokumen bentuk  tercetak dan tak tercetak.
Proses pengatalogan tidak perlu dilakukan oleh orang yang sama. Ada tugas yang harus dilakukan oleh tenaga professional, tenaga teknisi, dan tenaga klerikal karena tiap tugas diperlukan tingkat pendidikan, pengetahuan, pengalaman dan ketrampilan yang berbeda beda. Setelah proses accessioning, pengelompokan dilakukan oleh tenaga professional.
Kegiatan original cataloging sistem manual mencakup kegiatan sebagai berikut :
a.     Deskripsi bibliografi
b.    Pengindeksan subyek
c.     Menyiapkan dokumen
d.    Pengetikan
e.     Pemeriksaan master copy
f.      Penggandaan master copy dan penambahan tajuk entri tambahan
g.    Pengrakan dokumen
h.    Penjajaran kartu katalog.
12)   Pedoman kerja untuk bagian pengatalogan
Setiap bagian pengatalogan mutlak perlu adanya pedoman tertulis untuk mencegah ketidakseragaman, dan kesalahfahaman yang akan menghambat proses pengatalogan. Pedoman kerja akan sangat mempengaruhi kualitas produk pengatalogan. Pedoman ini berguna bagi seluruh staf, baik yang baru maupun lama. Staf lain seperti di bagian sirkulasi dan referensi juga memerlukan pedoman kerja ini karena dengan mengetahui kebijakan, peraturan dan kebiasaan yang berlaku dalam proses pengatalogan serta pertimbangan yang mendasari berbagai keputusan mereka akan lebih trampil menggunakan katalog untuk membantu pengguna dalam penelusuran.
Garis besar pedoman kerja
a.    Alur kerja
b.    Jumlah dan jenis katalog yang harus ada
c.    Kerjasama dengan perpustakaan lain
d.    Sistem katalog
e.    Pengatalogan deskriptif
f.     Pengindeksan subyek
g.    Tata susunan entri katalog
h.    Proses pembuatan kartu katalog
i.     Perawatan katalog
j.     Contoh-contoh kartu katalog
k.    Jadwal untuk revisi pedoman

Banyak sedikitnya materi pedoman kerja tergantung dari situasi dan kondisi perpustakaan yang bersangkutan. Dalam proses pengatalogan terdapat masalah yang kompleks, dengan melibatkan banyak orang memungkinkan terjadinya kekeliruan yang sangat besar. Walaupun pedoman kerja tidak dapat menjamin catalog yang sempurna, setidaknya dapat menekan sedikit mungkin kesalahan akan terjadi.
      

Bagian 3
MENGENAL PEDOMAN PENGATALOGAN

1. ANGLO AMERICAN CATALOGUING RULES, 2nd  edition 1998 Revision
1)   Part I  : Description
         Introduction
Bab 1      : General Rules for Description
Bab 2      : Books, Pamphlets and Printed Sheets
Bab 3      : Cartographic Materials
Bab 4      : Manuscripts ( including Manuscripts Collections )
Bab 5      : Musics
Bab 6      : Sound Recordings
Bab 7      : Motion pictures and video recordings
Bab 8      : Graphic Materials
Bab 9      : Computer Files
Bab 10    : Three Dimentional, Artefacts and Realia
Bab 11    : Microforms
Bab 12    : Serials
Bab 13    : Analysis

2)   Part II : Headings, Uniform Title, and References ( 6 Bab)
         Introduction
Bab 21    : Choice of acces points
Bab 22    : Headings for persons
Bab 23    : Geographic Names
Bab 24    : Heading for Corporate Bodies
Bab 25    : Uniform Titles
Bab 26    : References  
3)   Appendices
A.   Capitalization
B.    Abbreviations
C.   Numerals
D.   Glossary
4)   Index
GENERAL RULES FOR DESCRIPTION
1.0 GENERAL RULES
        1.0A  Sources of information
        1.0B  Organization of the description
        1.0C  Punctuation
        1.0D  Levels of detail in the description
                1.0D1. First level of descrition
                1.0D2. Second level of description
                1.0D3. Third level of description
        1.0E  Language and script of the description
        1.0F  Inaccuracies
        1.0G  Accents and other diacritical marks
        1.0H  Items with several chief sources of information

1.1   Title and statement of responsibility area
1.2   Edition area
1.3   Material (or type of publication) specific detail area
1.4   Publication, distribution, etc, area.
1.5   Physical description area
1.6   Series area
1.7   Note area
1.8   Standard number and terms of availability area
1.9   Suplementary items
1.10  Items made up of several type of material
1.11  Facsimiles, photo copies, and other reproductions

2. PERATURAN KATALOGISASI ONDONESIA
Pengantar Umum
BAGIAN 1 : DESKRIPSI BIBLIOGRAFIS
BAB I PUBLIKASI MONOGRAFIS
    1. Peraturan Umum
    2. Bidang judul dan ketarangan pengarang
    3. Bidang Edisi
    4. Bidang impresum (penerbit dan destribusi)
    5. Bidang kolasi (deskripsi fisik)
    6. Bidang seri
    7. Bidang catatan
    8. Bidang ISBN, jilid dan harga



    BAB II TERBITAN BERSERI
    1.  Peraturan Umum
    2.  Bidang judull dan keterangan penanggung jawab
    3.  Bidang Edisi
    4.  Bidang Penomoran
    5.  Bidang publikasi dan distribusi
    6.  Bidang deskripsi fisik
    7.  Bidang Seri
    8.  Bidang Catatan

     BAB III BAHAN-BAHAN KARTOGRAFIS
     16.1. Peraturan-peraturan umum
     16.2. Bidang judul dan keterangan penanggung jawab
     16.3. Bidang edisi
     16.4. Bidang data matematik
     16.5. Bidang publikasi, distribusi, dsb.
     16.6. Bidang deskriosi fisik
     16.7. Bidang seri
     16.8. Bidang catatan
     16.9. Nomor standard an harga
     16.10. Bahan-bahan suplemen
 
       BAB IV BAHAN-BAHAN BUKAN BUKU
       Peraturan-peraturan umum
    1.  Bidang dan keterangan penanggung jawab
    2.  Bidang Edisi
    3.  Bidang Penerbitan dan destribusi
    4.  Bidang deskripsi fisik
    5.  Bidang Seri
    6.  Bidang catatan
    7.  Bidang Nomor standar (atau alternative) dan syarat pengadaan



BAGIAN II : TAJUK, JUDUL SERAGAM & ACUAN
BAB V PENENTUAN TAJUK ENTRI UTAMA DAN ENTRI TAMBAHAN
    1.      Karya pengarang tunggal
24.1.   Karya pengarang perorangan
24.2.   Karya pengarang korporasi
24.3.   Karya pengarang tak dikenal … (anonym)
24.4.   Karya bersama
24.5.   Karya kumpulan dan karya dibawah impinan editor
24.6.   Karya campuran
24.7.   Karya-karya yang berhubungan
24.8.   Peraturan-peraturan khusus
24.8.1. Peraturan perundang-undangan
24.8.2. Perjanjian Internasional
24.8.3. Karya peradilan
24.8.4. Entri tambahan

BAB VI PENENTUAN TAJUK PENGARANG DSB.
    1.     Tajuk untuk nama orang
25.1.    Pemilihan nama. Peraturan umum
25.2.    Pilihan diantara nama-nama yang berlainan
25.3.    Pilihan diantara beberapa bentuk dari nama yang sama
25.4.    Kata utama
25.5.    kata utama, nama keluarga
25.6.    Gelar-gelar kebangsaan, tradisional, administratef dan keagamaan
25.7.    Tajuk frase
25.8.     Raja, ratu, Kaisar, Sultan dsb.
25.9.     Gelas/sebutan keagamaan
25.10.  Tambahan pada tajuk untuk membedakan orang-orang yang namanya   
           sama
25.11.   Peraturan-peraturan khusus untuk nama-nama dalam bahasa-bahasa    
            tertentu
26.          Nama-nama geografi dalam tajuk
               27.      Tajuk untuk badan korporasi
               27.1.    Peraturan dasar
               27.2.    Vareasi nama-nama badan
              27.3.    Tajuk Badan yang diberi tambahan
              27.4.    Bagian dari nama badan yang dihilangkan dalam tajuk
              27.5.    Tajuk untuk badan-badan pemerintah
              27.6.    Badan-badan bawahan
              27.6.6.  Konferensi, pertemuan, rapat, dsb.
              27.6.7.  Stasiun radio dan Televisi

BAB VII JUDUL SERAGAM
       28.1.  Kegunaan judul seragam
       28.2.  Peraturan dasar
       28.3.  Entri tambahan dan acuan
       28.4.  Tajuk Individual
       28.5.  Karya lengkap
       28.6.  Karya-karya pilihan
       28.8.  Terjemahan
       28.9.  Kudul seragam untuk badan-badan khusus
       28.10. Perjanjian, pakta, dsb.
       28.11. Kitab suci

BAB VIII ACUAN (PENUNJUKAN)
29.1    Catatan pendahuluan
29.2    Peraturan dasar
29.21   Nama perorangan
29.2.2  Nama Badan Korporasi dan geografi
29.3.   Judul seragam.

LAMPIRAN I    : Daftar singkatan
LAMPIRAN II   : Contoh-contoh entri
LAMPIRAN III  : Daftar istilah katalogisasi dengan definisinya




3. DEWEY DECIMAL CLASSIFICATION (DDC)
       Dewey Decimal Classification adalah salah suatu pedoman untuk mengklasifikasi buku di perpustakaan  menurut subyeknya. DDC merupakan bagan klasifikasi tertua, diciptakan oleh Melvil Dewey (seorang pustakawan Amerika pada tahun 1876), pertama kali terbit berjudul A Classification and Subject Index for Cataloguing and Arranging the Books and pamphlets of a Library dengan ketebalan 44 halaman. Edisi 2 keluar tahun 1885. Sejak keluarnya edisi ini terjadi relokasi artinya pergeseran sebuah subyek dari suatu notasi ke notasi lain. Setiap terbit edisi baru pergeseran notasi tidak dapat dihindari karena mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dengan adanya relokasi yang terus menerus (sekarang edisi 22) perlunya reklasifikasi terhadap koleksi dokumen di perpustakaan sehingga menjadi masalah bagi pustakawan. Saat ini Kantor Perpustakan Daerah Propinsi Jawa Tengah masih mengunakan Edisi lengkap 21 (1996), yang terbagi menjadi 4 jilid dengan warna sampul biru tua. Jilid 1 memuat Tabel-tabel, jilid 2 bagan dari notasi 000 - 500, jilid 3 bagan 600 – 900 sedang jilid 4 merupakan indeks. 

Konsep dasar DDC 
1)  Sistem klasifikasi diberi nama decimal karena mengatur semua pengetahuan yang tertuang dalam koleksi perpustakaan menjadi sepuluh kelas utama (000 – 900), setiap kelas utama dibagi lagi menjadi sepuluh divisi selanjutnya setiap divisi dibagi menjadi 10 seksi dan demikian pula pembagian selanjutnya.
2) DDC bersifat luwes yang menggunakan angka arab sehingga setiap terdapat penambahan subyek baru dapat dilakukan model linier yang secara teoritis tanpa batas.
3) DDC menganut penempatan relatif, dokumen disusun menurut subyeknya, sehingga setiap dokumen baru datang, dapat disisipkan diantara dokumen lama sepanjang dokumen tersebut subyeknya berkaitan dengan dokumen  lain.
4) DDC bersifat Mnemonic, dalam DDC sering kali terdapat angka konsisten yang acap kali digunakan untuk membentuk subyek. Mnemonic banyak digunakan untuk divisi bentuk, divisi geografis, bahasa dan sastra.
Misalnya : Bahasa Inggris menempati notasi 420 dan Kesusastraan Inggris = 820.
Puisi Inggris = 821 sedangkan Puisi Perancis = 841.
Notasi -1 menempati bentuk puisi
5). Dalam indeks relative, berbagai subyek yang berkaitan dan sebuah subyek dibahas  dalam beberapa bidang studi disatukan dalam satu lokasi.
Misalnya : Iron                              669.141
              Applied nutrition               613.285
              Biochemistry                    572.517
              Building construction         693.71
              Building material               691.7
              Chemical engineering        661.062 1
              Chemistry                        546.621
              Economic geology             553.3

    BAGAN DDC
    Bagan  DDC  terdiri dari  serangkaian notasi  bilangan (disebut nomor kelas) untuk  kelas utama  dan  semua perincian  lanjutannya  yang disusun menurut prinsip-prinsip dasar DDC. Sistim Klasifikasi Persepuluhan Dewey berusaha untuk menyusun semua subyek yang mencakup seluruh ilmu pengetahuan manusia ke dalam suatu susunan sistematis dan teratur.
     Pembagian 10 kelas utama adalah sebagai berikut :
              000  =    Generalities
              100  =    Philosophy and psychology
              200  =    Religion
              300  =    Sosial sciences
              400  =    Language
              500  =    Natural sciences & Mathematics
              600  =    Technology (Applied sciences)
              700  =    The arts  Fine and decorative arts
              800  =    Literature & rhetoric
              900  =    Geography & history

         Setiap kelas utama dibagi lagi secara desimal menjadi 10 kelas (divisi);
     300  =    Social sciences
             310  =    Collections of general statistics
             320  =    Political sciences
             330  =    Economics
             340  =    Law
             350  =    Public administration & military science
             360  =    Social problems & services; association
             370  =    Education
             380  =    Commerce, Communications, transportation
             390  =    Customs, etiquette, folklore.
      Setiap divisi terbagi lagi menjadi 10 bagian yang disebut seksi; sehingga dari 10 
      divisi diperoleh 1000 seksi. dan seterusnya.
     
   ISTILAH-ISTILAH PENTING DALAM BAGAN
a.  SUMMARY, yaitu tajuk yang agak terbatas pembagiaannya. Pembagian yang lebih terperinci untuk masing-masing tajuk yang terdapat dalam summary, terperinci lebih lanjut dalam bagan (uraian pada baris berikutnya).
    Contoh dalam subyek Microorganism, fungi, algae
579.01-09           Standard sub devision
     .1              Specific topic in natural history of micro organism, fungi, algae
     .2              Viruses and subviral ornanism
     .3              Prokaryotes (Bacteria)
     .4              Protozoa
     .5              Fungi  Eumycophyta (True fungi)
     .6              Mashrooms
     .7              Lichens
     .8             Algae  

b.  DEFINISI, adakalanya pada subyek tertentu terdapat definisi yang memberikan batasan atau ruang lingkup suatu subyek. Definisi ini sangat membantu untuk menempatkan suatu subyek, apakah sesuai atau tidak pada notai tersebut.
Contoh :
633    Field and plantation crops
          Large-scale production of crops intended for agricultural purposes or industrial processing other than preservation

c.  CLASS HERE, adalah instruksi untuk menempatkan disini. Instruksi ini sebagai penuntun untuk menentukan notasi suatu subyek dibawah tajuk tersebut.
     Contoh :
629                    Orher brances of engineering
     .183       Driving (Operation)
                           Class here driving private passenger automobiles

d.    AD TO BASE NUMBER, instruksi untuk memperluas notasi suatu subyek dengan mengambil pembagian dari subyek lain. Setelah instruksi ini diberi contoh perluasan notasi tersebut.
Contoh :
     629.284       Driving vehicles other than internal-combustion passenger vihicles
                           Ad to base number 629.284 the number following 629.22 in
                          629.223-629.229, eg. Driving trucks 629.2844

e.    Acuan SEE, merupakan penuntun untuk mempertimbangkan notasi lain.
Pada subyek yang diikuti ‘acuan see’ harus mengikuti petunjuk atau menggunakan notasi yang ditunjuk.
Contoh :
627
      . 72        Diving
  Class here interdisciplinary work of diving  
  For diving sports, see 797.2
f.   Acuan SEE ALSO, menunjukkan hubungan dua subyek yang notasinya dapat dipakai, sehingga perlu untuk memeriksa notasi untuk dua subyek yang saling berhubungan tersebut.
     Contoh :
523           Specific celestial bodies, and phenomena
.1      The Universe, galaxies, quasars
         Class here cosmology
         See also  523.8875 for black holes

f.     RELOCATED TO, Setiap ada pergantian edisi DDC banyak perubahan-perubahan dalam menempatkan notasi untuk suatu subyek. Hal ini merupakan suatu keharusan karena DDC selalu ingin mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan. Di depan notasi yang digunakan untuk menempatkan suatu subyek terdapat istilah [formerly to] (tertulis dalam tanda kurung siku.

Contoh :  
          633             Field and plantation crops
               [.001]     Phylosophy and theory
                             Relocated to 633.01
             ……………          
             .01           Phylosophy and theory [formerly 633.001]
g.    Centered heading, suatu konsep yang tidak dapat dinyatakan dalam satu notasi, dinyatakan dalam sederetan notasi. Tanda segitiga atau anak panah mendahului notasi tersebut.  
Contoh :
     782. Vocal music
     >        782.1 – 782.4     Vocal forms
                         Class here treaties about and recordings of voval forms for specific voices and ensembles
                         782.1     Dramatic vocal forms    Operas
                         782.2     Non Dramatic vocal forms
                         782.3     Services (liturgy and ritual)
                         782.4    Secular forms

h.    OPTIONAL NUMBER, PREFER merupakan instruksi pilihan atau alternative yang dikehendaki oleh DDC,
         Contoh :
               330.9          Economic situation and condition
330.91               Geographic treatment (Economic geography) by areas, region,
                   places in general.
                                         …………………………
                                      (Option : Class in 910.13301)

i. Notasi yang terdapat dalam kurung siku
   618                    Other brances of medicine        Gyneconology  and  obstetrics
        [.028 7]         Testing and measurement
                              Do not use ; class in 618.0475
    637                              Processing dairy and related products
         [.541]           Fresh chicken eggs
                              Number discontinued; class in 637.5
     [756]                [Unassigned] 
                                Most recently used in Edition 19

  j. Ad instructed under… , menunjukkan subyek-subyek yang notasinya perlu untuk ditambahkan notasi tambahan sebagaimana yang ditunjukkan dalam instruksi. Untuk subyek-subyek tersebut diawali dengan tanda bintang (*) dan perintah ditempatkan pada catatan kaki. Adakalanya perintahnya lain yaitu ‘Do not use notation 09/0289 from Table 1 class in …. . ‘ artinya tidak boleh menambahkan notasi 09 atau 0289 dari Tabel 1.    
      Contoh :
634.7                Berries, and herbaceous tropical and subtropical fruits
       .71      Cane fruits (Rubus)
                   . 711   * Raspberries
                    .713   * Black berries
                    .714   * Logan berries
                     …………………………….
*  Add instructed under 633 – 635.

   INDEKS RELATIF
Indeks DDC, merupakan daftar tajuk dengan  princian aspek-aspeknya,  yang  disusun  secara  Alfabetis,  dan memberikan petunjuk berupa nomor kelas, yang  memungkinkan  orang  untuk menemukan tajuk (yang  tercantum  dalam Indeks) pada bagan dan tabel-tabel. Pada  Bagan, berbagai aspek dari suatu subyek  terpisah-pisah letaknya ke dalam berbagai disiplin ilmu,  sedangkan di  pada indeks, aspek-aspek suatu  subyek  dukumpulkan bersama-sama  di  bawah tajuk  subyeknya,  dan  disertai indikator  letaknya (notasi kelas) sesuai yang terdapat dalam dalam  bagan dan tabel.  Oleh karena  penempatan aspek-aspek subyek yang tidak  tetap inilah  maka indeks DDC disebut Indeks  Relatif.  Dengan  kata lain  bahwa tajuk dalam  bagan disusun  secara   sistematis  dan  tajuk   dalam  indeks secara alfabetis. Perlu diperhatikan bahwa kelas yang dicantumkan di belakang  tajuk atau aspek-aspeknya dalam setiap entri indeks  benar-benar  hanya  merupakan indikator saja,  sehingga  orang harus membandingkannya  dengan nomor kelas  pada  bagan untuk mendapatkan nomor kelas yang paling tepat. 


 TABEL-TABEL
   Serentetan notasi yang saling berhubungan dan menunjukkan berbagai konsep khusus, digunakan berulang-ulang dengan berbagai subyek dan disiplin. Notasi dalam table-tabel tidak dapat berdiri sendiri dan hanya dapat digunakan dalam rangkaian dengan notasi yang terdapat dalam bagan.
Dalam edisi lengkap (dalam bahasa Inggris) terdapat 2 macam tabel sebagai berikut :
1.    Tabel 1 – 7  [selalu ditunjukkan dengan huruf besar “ T “]. terdaftar  dalam   volume 1 edisi ke-21 sebagai berikut :
n  Table 1  Standard Subdivisions
n  Table 2  Geographic Areas, Historical Period, Person
n  Table 3  Subdivision for the Arts. For Individual Literatures, for Specific Literary Form
Table 3-A. Subdivisions for Work by or about Individual Authors
Table 3-B. Subdivision for Works by or about More than One Author
Table 3-C. Notation to Be Added Where Instructed in Table 3-B, 700.4, 791.4, 808-809.
n  Tabel 4  Subdivision of Individual Languages and Language Families
n  Tabel 5  Racial, Ethnic, National Groups
n  Tabel 6  Languages
n  Tabel 7  Groups of Persons
2.    Serangkaian notasi yang ditabulasikan yang didalamnya ditemukan catatan tambahan dibawah notasi khusus dalam bagan dan biasanya terdapat dalam tabel 1 – 7.

4. DAFTAR TAJUK SUBYEK UNTUK PERPUSTAKAAN
Sebenarnya dalam kegiatan klasifikasi sangat erat hubungannya dengan kegiatan “Penentuan Tajuk Subyek”. Hasil akhir kegiatan klasifikasi berupa angka atau notasi kelas sedangkan dalam penetuan tajuk subyek berupa istilah atau kata-kata atau frase yang mewakili subyek setiap bahan pustaka.
Kegiatan pengatalogan subyek adalah mendaftar dalam suatu kata atau istilah atau frase yang seragam disamping untuk akses informasi yang lengkap melalui subyeknya. Di perpustakaan disediakan katalog judul dan pengarang adalah untuk memungkinkan orang mengakses melalui judul tertentu dan pengarang tertentu dari suatu karya. Demikian pula pengatalogan subyek adalah berfungsi untuk mengumpulkan entri-entri katalog subyek yang berhubungan,  kedalam satu letak jajaran katalog subyek, sehingga memungkinkan orang dapat melakukan temu kembali informasi melalui subyeknya.
Daftar Tajuk Subyek merupakan daftar standar yang dipakai oleh para pustakawan dan dokementalis sebagai dokumen untuk tajuk subyek dari karya-karya yang akan dibuatkan entri subyek. Untuk membantu para pustakawan khususnya yang belum menguasai betul pekerjaan klasifikasi dan penentuan tajuk subyek, pada setiap tajuk subyek diberikan nomor klasifikasi.  Dari notasi kelas yang tercantum pada setiap tajuk yang ditemukan, pustakawan dapat membandingkan notasi kelas yang terdaftar dalam bagan.   
Banyak daftar tajuk subyek yang dapat digunakan, khususnya di Indonesia dapat menggunakan pedoman Daftar Tajuk Subyek Untuk Perpustakaan yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI. Susunannya berdasarkan abjad kata demi kata dengan memperhatikan tanda baca dalam menentukan urutan. Kata atau istilah yang dipakai sebagai tajuk tertulis dalam huruf besar dengan diikuti notasi kelas.  Petunjuk lihat digunakan untuk menuntun pembaca dari satu tajuk yang tidak dipakai sebagai tajuk subyek untuk suatu entri  ke lain tajuk yang dipakai sebagai tajuk subyek untuk entri; resiprokalnya tanda silang satu [ x ].
     Contoh :  Pendidikan, Sosiologi   lihat  SOSIOLOGI PENDIDIKAN
                  SOSIOLOGI PENDIDIKAN             307.1
                       x  Pendidikan, sosiologi
                  Artinya istilah yang dipakai sebagai tajuk subyek adalah SOSIOLOGI  
                  PENDIDIKAN bukan  Pendidikan, Sosiologi.
Petunjuk lihat juga digunakan untuk menunjuk dari suatu tajuk subyek ke tajuk subyek lain yang berhubungan dalam katalog. Pustakawan disarankan untuk memeriksa dan memilih kata atau istilah mana yang dipakai sebagai tajuk; barangkali kata atau istilah dibelakang acuan silang itu lebih tapat untuk suatu karya yang sedang diolah.   Contoh :   PENDIDIKAN – PENGAWASAN        379
                        xx   PENDIDIKAN DAN NEGARA
                               PENDIDIKAN DAN NEGARA           379
                               lihat juga
                                  PENDIDIKAN DAN PENGAWASAN    

Untuk memudakkahkan pemahaman mengenai penggunaan Daftar Tajuk Subyek Untuk Perpustakaan dibawah ini disajikan sedikit kutipan yang diambil dari pedoman tersebut.
       ABSENSI  (SEKOLAH)                                   371
         xx   wajib belajar
       Kurikulum  lihat   PENDIDIKAN – KURIKULUM
       PENDIDIKAN    KURIKULUM                        375
         xx   Kurikulum
       PENDIDIKAN    PENGAWASAN                    379
         xx   PENDIDIKAN DAN NEGARA
       Pendidikan, Sosiologi  lihat  SOSIOLOGI PENDIDIKAN
       Pendidikan, Wajib   lihat   WAJIB BELAJAR
       PENDIDIKAN DAN NEGARA                           379
         lihat juga
       PENDIDIKAN PENGAWASAN
       WAJIB BELAJAR                                            379
         lihat juga